5 maneiras de obter respostas mais rápidas por e-mail
Comunicação

5 maneiras de obter respostas mais rápidas por e-mail

  • Depois de organizar um curso sobre Como enviar e-mail para pessoas importantes e falar com quase 200 pessoas sobre seus hábitos de e-mail, percebi alguns problemas comuns que as pessoas têm com e-mail.

    A reclamação número um é que as pessoas não obtêm respostas aos e-mails que enviam.

    Aqui está uma amostra das declarações que ouvi:

    “Eu não posso dizer se meus e-mails estão sendo lidos ou não. Odeio quando as pessoas não respondem. ”

    “ Não sei quando ou se meus e-mails estão sendo lidos. Às vezes, sinto que estou cuspindo palavras em um abismo eletrônico. ”

    “ Não posso garantir que as pessoas estão simplesmente jogando meus e-mails fora, mas se eles estão lendo, certamente não estão respondendo. ”

    Bem, não tenho todas as respostas, mas tenho algumas sugestões. Aqui estão cinco maneiras de obter respostas mais rápidas por e-mail.

    1. Escreva e-mails mais curtos

    As pessoas adoram procrastinar. E sempre que um e-mail longo chega à nossa caixa de entrada, é outra desculpa para procrastinar.

    É difícil enviar uma resposta rápida para um e-mail longo porque requer tempo para ler, digerir e responder. Além disso, a maioria dos e-mails longos incluem várias perguntas ou tópicos, o que pode tornar difícil para o leitor determinar o que é importante na mensagem. Essa confusão geralmente leva a mais procrastinação.

    Por outro lado, é muito fácil enviar uma resposta curta a um e-mail curto. Não importa do que você está falando, um e-mail mais curto sempre receberá uma resposta mais rápida.

    Se você quiser respostas mais rápidas, torne mais fácil para o leitor responder. Faça uma pergunta a eles, fale sobre um único tópico e seja breve.

    2. Escreva menos e-mails

    Se você envia e-mails para as pessoas o tempo todo, elas se acostumam a ver uma mensagem sua em suas caixas de entrada. Não há senso de urgência associado à sua mensagem porque eles sabem que se não responderem ... bem, você enviará outro e-mail em breve.

    Não tire proveito do fato de que você pode enviar e-mail para qualquer pessoa a qualquer momento. Ensine as pessoas a valorizar seus e-mails enviando apenas um quando você tiver algo valioso e importante a dizer.

    3. Peça uma resposta

    Parece simples, mas muitas vezes nos esquecemos de fazê-lo.

    Explicamos claramente a situação em nosso e-mail - talvez até forneçamos algumas etapas de ação - mas frequentemente esquecemos de pedir uma resposta clara.

    Como redatores do e-mail, a próxima etapa sempre parece clara para nós. Para o destinatário, entretanto, pode não ser tão óbvio. No meio de um dia agitado - e estamos todos ocupados - precisamos que nos digam o que fazer, em vez de adivinhar. Deixe a próxima etapa clara para o leitor, pedindo gentilmente a ação que você deseja.

    4. Comece com um prazo

    Outro motivo para atrasos nas respostas é a falta de urgência.

    Como sociedade, adotamos um método de usar prazos para compensar por nossa tendência a procrastinar. Como resultado, muitas vezes decidimos quais tarefas realizaremos com base na data de vencimento de determinados projetos.

    Quando se trata de e-mail, isso significa que você precisa estabelecer um prazo claro ou corre o risco de esperar por um resposta até que o destinatário tenha “tempo livre” - o que raramente é.

    Ao escrever seu próximo e-mail, tente incluir um prazo na primeira ou nas duas primeiras frases da mensagem.

    Por exemplo,

    “Olá, Mark,

    Abaixo está o relatório do TPS para a reunião desta sexta-feira - adoraria ter sua opinião na quarta-feira às 13h. … ”

    Estamos condicionados ao uso de prazos. Se você deixar claro quando precisa de uma resposta até, então é muito mais provável que receba a resposta até essa data.

    5. Envie um e-mail para uma pessoa por vez

    Se possível, nunca envie um e-mail para mais de uma pessoa de cada vez. Mesmo que demore alguns minutos extras para enviar e-mails para cada um individualmente, você encontrará respostas muito melhores por causa disso.

    A razão para isso é que as pessoas colocam a responsabilidade de seus próprios ombros no grupo sempre que possível. Se você enviar uma mensagem para cinco pessoas, cada pessoa sempre presumirá que as outras quatro farão todas as tarefas descritas na mensagem. O resultado, é claro, é que nada é feito.

    Se você precisar enviar uma mensagem para um grupo de pessoas de uma vez, faça o possível para atribuir tarefas a pessoas específicas na mensagem. Caso contrário, você estará esperando que um homem misterioso se apresente e aja.